Upozornění pro žadatele a příjemce

Dům zahraniční spolupráce je v ČR jedinou pověřenou národní agenturou pro program Erasmus+. Pořádá informační semináře a webináře pro žadatele o grant, které jsou volně přístupné všem zájemcům o program.

Akce (semináře, webináře, workshopy apod.), které následují po podpisu akreditační nebo grantové dohody, jsou určeny výhradně pro držitele akreditace nebo příjemce grantu. Pro tyto subjekty patří kontakt s národní agenturou mezi hlavní úkoly držitele akreditace/příjemce grantu.

DZS nespolupracuje s žádnou podpůrnou organizací, konzultačními subjekty či grantovými/dotačními poradci. Veškeré informace poskytuje žadatelům a příjemcům grantu přímo nebo prostřednictvím svých regionálních kanceláří.

Podpůrné organizace v programu Erasmus+

Příručka k programu Erasmus+ připouští, že příjemce grantu může při realizaci projektu spolupracovat s podpůrnými organizacemi, avšak rozsah takové spolupráce je omezen a držitel akreditace/příjemce grantu se vždy zavazuje dodržovat Standardy kvality programu Erasmus+, které jasně stanovují možný rozsah takovéto spolupráce.

Podpůrnou organizací je organizace (příp. externí jednotlivec nebo její zástupce), která pomáhá příjemci grantu v praktických aspektech realizace projektu, které se netýkají hlavních projektových úkolů. Mezi hlavní projektové úkoly patří finanční řízení prostředků programu, kontakt s národní agenturou, práce s nástrojem pro správu mobilit a podávání zpráv o realizovaných aktivitách, jakož i veškerá rozhodnutí, která přímo ovlivňují obsah, kvalitu a výsledky realizovaných aktivit (např. výběr druhu aktivity, doby trvání a hostitelské organizace, vymezení a hodnocení výsledků učení) atd. Zapojení podpůrné organizace podléhá schválení národní agentury.

Evropská komise připravila pro příjemce grantu v klíčové akci 1 rovněž Pokyny pro spolupráci s podpůrnými organizacemi. Tyto Pokyny blíže objasňují pravidla programu, ustanovení grantové dohody a Standardy kvality. Zahrnují důležitá vysvětlení a doporučení pro spolupráci s těmito organizacemi, jakož i případné důsledky při nedodržení pravidel programu.

Pro žadatele: vypracování projektu a hodnocení žádosti

V projektu klíčové akce 1 je nejdůležitějším hráčem žadatelská organizace. Žadatelská organizace vypracuje a podá žádost, v případě schválení žádosti podepíše grantovou dohodu, realizuje mobility a předkládá zprávy národní agentuře. Proces podávání žádostí o krátkodobé projekty i akreditace Erasmus se zaměřuje na potřeby a plány žadatelské organizace (nebo jejího konsorcia). Podpůrné organizace tedy do procesu přípravy a podávání žádostí nesmí jakkoliv vstupovat.

Původní obsah a autorství

Všechny žádosti o projekty a akreditace musí obsahovat původní obsah vytvořený žadatelem nebo jinými organizacemi žádajícími o grant společně (v případě žádostí KA2). Pokud žadatelé zvažují použít pro přípravu žádosti generativní nástroje umělé inteligence, měli by si být vědomi možnosti plagiátorství a postupovat velmi uvážlivě, aby byla zajištěna vhodnost a přesnost žádosti, její soulad s předpisy o duševním vlastnictví a také její původní obsah. Za vypracování žádosti nelze poskytnout platbu nebo jinou náhradu žádným jiným organizacím nebo externím osobám. Národní agentura může kdykoli vyloučit žadatele z výběrového řízení nebo ukončit projekt s uděleným grantem / udělenou akreditací, pokud zjistí, že tato pravidla nebyla dodržena.

Kontrola provozní kapacity

Provozní kapacita znamená, že žadatel má odborné kompetence a kvalifikaci požadované k provedení navrhovaného projektu a odpovídající zdroje, jako jsou kvalifikovaní zaměstnanci, specifická kvalifikace, odborná způsobilost a zkušenosti v dané oblasti, materiál a vybavení atd.

V případě pochybností může národní agentura pro posouzení provozní kapacity a schopnosti získání provozní kapacity použít také další zdroje informací, jako jsou zjištění z předchozích auditů, zpětná vazba od vedení předchozích nebo současných projektů (včetně zpětné vazby od jiných národních agentur), zprávy z monitorovacích návštěv nebo informace z internetových stránek organizace nebo profilů organizace na sociálních sítích. Národní agentura si také pro ověření informací uvedených v žádosti může vyžádat další podpůrné doklady a informace (např. životopisy klíčových osob podílejících se na projektu za účelem prokázání odpovídajících odborných zkušeností).

Žadatelé, kteří požadované informace ve formuláři žádosti nevyplní nebo včas neposkytnou další informace požadované národní agenturou, mohou být odmítnuti.

Pokud bude provozní kapacita považována za nedostatečnou, příslušná žádost bude zamítnuta.

Pro příjemce grantu: realizace projektu

Smlouva s podpůrnou organizací

Příjemce grantu si musí formálně vymezit úlohu a povinnosti schválené podpůrné organizace. Podpůrná organizace jedná pod dohledem příjemce grantu, který nadále za všech okolností nese konečnou odpovědnost za výsledky a kvalitu realizovaných činností.

V případě, že příjemce grantu s podpůrnou organizací spolupracuje, je dle Standardů kvality programu Erasmus+ povinen mít s ní formálně uzavřenou smlouvu a na vyžádání ji předložit ke kontrole národní agentuře. Pro usnadnění jsme připravili vzor takovéto smlouvy, který je zasílán příjemcům grantů. Žadatelům tento vzor poskytovaný není, protože ve fázi předkládání žádosti nelze podpůrnou organizaci zapojit.

Realizace všech aktivit se musí řídit Standardy kvality programu Erasmus+, k jejichž dodržování se žadatel zavazuje již v samotné žádosti o grant a následně v grantové dohodě, pokud je projekt podpořen.

Pokud příjemce grantu nevyužívá služeb podpůrné organizace, ale např. spolupracuje s projektovým koordinátorem zaměstnaným formou dohody (DPP/DPČ), je třeba mít na paměti, že tato spolupráce by měla být dlouhodobého charakteru a měla by reflektovat běžnou činnost příjemce grantu (zapojení do chodu školy, výuky apod.). Je v zájmu organizace, aby projektový koordinátor znal dobře běžný chod organizace příjemce grantu a jeho potřeby, vycházel z rozvojových cílů a pravidelně spolupracoval s interními zaměstnanci. Cílem programu je, aby nabyté zkušenosti v rámci řízení a realizace projektu zůstaly v organizaci příjemce grantu a přispěly k rozvoji vlastních kapacit organizace.

Nelze účelově uzavírat pracovní poměr se zástupci podpůrné organizace a obcházet tak pravidla programu stanovená ve Standardech kvality programu Erasmus+. Příjemci grantu se v takovém případě vystavují možnému porušení hned několika ustanovení grantové dohody a možnému krácení grantu či ukončení grantové dohody.

Kontrola a monitoring dodržování pravidel programu a důsledky jejich porušení

Realizované projekty jsou ze strany národní agentury pravidelně monitorovány a mohou podléhat také kontrolám. Formální kontroly mohou mít formu kontrol dokumentů, návštěv akreditovaných organizací a organizací příjemců grantu, členů konsorcií, podpůrných organizací a jakýchkoli jiných míst a prostor relevantních pro provádění projektu (a to i externím odborníkům) a musí zajistit, aby požadované informace byly snadno dostupné.

V případě nedostatečného plnění Standardů kvality nebo jiné formy nedodržování těchto požadavků může národní agentura požadovat, aby příjemce grantu přestal přijímat pomoc podpůrných organizací s realizací určitých úkolů a realizoval je sám. V souladu s grantovou dohodou může dojí ke krácení grantu nebo jako poslední nápravné opatření může národní agentura grantovou dohodu vypovědět.

Současně je třeba upozornit, že náklady, které nejsou vynaložené v souladu s pravidly programu, mohou být dle příručky k programu neuznatelné. V tomto případě se může jednat o náklady vynaložené na spolupráci s podpůrnou organizací či jejím zástupcem v případě spolupráce formou dohody.